نرمافزار دبیرخانه
معرفی نرمافزار دبیرخانه برای سازمانها، شرکتها و ادارات دولتی طراحی شده است که روزانه حجم بالایی از نامههای وارده و صادره را دریافت، ثبت و پیگیری میکنند. این نرمافزار فرآیند شمارهگذاری، ثبت اطلاعات فرستنده و گیرنده، پیوست اسناد و بایگانی نامهها را از حالت دستی و کاغذی خارج کرده و در یک بستر الکترونیک منظم قرار میدهد. نتیجه استفاده از این راهکار برای سازمان، کاهش گمشدن یا مفقودی اسناد، دسترسی سریعتر به سوابق مکاتبات، و کاهش زمان و هزینهای است که پیشتر صرف ثبت و جستوجوی دستی نامهها میشد.
مزیتهای رقابتی نرمافزار
ثبت و شمارهگذاری خودکار مکاتبات
هر نامه وارده یا صادره با شماره و تاریخ یکتا ثبت میشود و امکان خطای انسانی در شمارهگذاری دستی از بین میرود.
بایگانی الکترونیک ساختاریافته
اسناد بر اساس موضوع، واحد و نوع مکاتبه طبقهبندی و بایگانی میشوند و نیاز به فضای فیزیکی برای نگهداری پروندهها حذف میشود.
سطحبندی امنیتی متناسب با حساسیت اسناد
امکان تعریف دو سطح عمومی و محرمانه برای اسناد، همراه با کنترل دسترسی و رمزنگاری برای پروندههای حساس سازمانی.
جستجوی سریع در آرشیو مکاتبات
بازیابی هر نامه از میان حجم زیادی از اسناد، تنها با چند کلیک و بدون نیاز به جستوجوی فیزیکی در پروندهها.
سایر مزیتهای رقابتی
کاهش مصرف کاغذ و هزینههای چاپ و بایگانی فیزیکی
کاهش خطای انسانی در ثبت و شمارهگذاری نامهها
دسترسی سریع به تاریخچه کامل هر سند
تعریف سطوح دسترسی متفاوت برای کاربران مختلف
افزایش شفافیت و پاسخگویی در گردش مکاتبات
امکان همکاری همزمان چند کاربر روی یک سند
کاهش زمان لازم برای ثبت، بایگانی و پیگیری نامهها
قابلیتهای اصلی نرمافزار
ثبت و مدیریت نامههای وارده و صادره
بایگانی الکترونیک اسناد با قابلیت طبقهبندی موضوعی
تعریف سطح دسترسی و محرمانگی برای هر سند
گزارشگیری از وضعیت و گردش مکاتبات سازمان
سایر محصولات سپنتا
راهکارهای مکمل سپنتا را برای ساخت یک جریان کاری یکپارچهتر ببینید.
محصول را در محیط واقعی ببینید
برای بررسی دقیق نیازهای سازمان، یک جلسه دموی اختصاصی با کارشناسان سپنتا رزرو کنید.