استقرار موفق سامانه فکس سپنتا در موسسه کوثر یزد

موسسه کوثر یزد پروژه استقرار سامانه فکس سپنتا را با موفقیت به پایان رساند.

موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی معمولاً با محدودیت بودجه برای تجهیزات اداری روبه‌رو هستند، در حالی که حجم مکاتبات رسمی آن‌ها با سازمان‌های دولتی و خیرین کم نیست. موسسه کوثر یزد نیز پیش از این، فکس‌های خود را از طریق دستگاه فیزیکی و بدون امکان آرشیو منظم مدیریت می‌کرد که در زمان‌های پرحجم، احتمال گم‌شدن یا تأخیر در پیگیری اسناد را افزایش می‌داد.

با پیاده‌سازی نرم‌افزار فکس الکترونیک سپنتا، این موسسه یک بستر دیجیتال کم‌هزینه و بدون نیاز به خرید و نگهداری دستگاه فیزیکی در اختیار گرفت. ارسال و دریافت نامه‌های فکس اکنون از طریق ایمیل یا پنل سازمانی انجام می‌شود و هر مکاتبه به‌طور خودکار در سامانه آرشیو و قابل جست‌وجو ذخیره می‌شود.

تیم سپنتا سیستم فرآیند نصب و آموزش کاربران را با توجه به ساختار کوچک‌تر و منابع محدودتر این نوع موسسات، به‌صورت ساده و سریع طراحی کرد. نتیجه این همکاری، کاهش زمان رسیدگی به مکاتبات و حذف هزینه‌های جاری نگهداری تجهیزات دستگاه های فکس سنتی بوده است.

این پروژه نشان می‌دهد که دیجیتالی‌سازی مکاتبات، محدود به سازمان‌های بزرگ صنعتی نیست و موسسات کوچک‌تر نیز می‌توانند با هزینه معقول سامانه فکس از مزایای آن بهره‌مند شوند.