انتخاب یک اتوماسیون اداری کارآمد
تعداد و رشد شرکت‌های نرم‌افزاری در کشور و تعدد نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری که برآمده از تحلیل‌ها و تکنیک‌های متفاوت برنامه‌نویسی است، کار سازمان‌ها و شرکت‌ها را برای بررسی و انتخاب یک اتوماسیون اداری کارآمد بسیار سخت کرده است. قابلیت‌ها و امکانات بسیار و البته تبلیغات و بازاریابی‌های گسترده بر روی محصولات نرم‌افزاری، دشواری این انتخاب را دوچندان کرده است. در زیر با خصوصیات کلی و مهمی از اتوماسیون‌های اداری که وجود یا عدم وجودشان تفاوت‌های اصلی در کیفیت و انتخاب آن‌ها رقم خواهد زد، آشنا خواهیم شد. نکاتی که شاید با مفاهیم کلی آن در حوزه نرم‌افزار، آشنا باشیم ولی از تعاریف آن‌ها مختص اتوماسیون‌های اداری، آن‌هم با این جزییات، جای صحبت به میان نیامده باشد. مطالعه دقیق این سرفصل می‌تواند کارشناسان، مسئولین و متصدیان را در انتخاب هر چه بهتر و دقیق‌تر نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای مجموعه خود یاری نماید. در این بخش سعی بر آن شده است که خصوصیات کلی و معیارهای اصلی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیشرفته و کارآمد مورد بررسی قرار گرفته و در فصول بعدی به امکانات و جزییات پرداخته شود. ازاین‌رو در ادامه به مهم‌ترین و اساسی‌ترین شاخصه‌های شناخت و انتخاب نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیشرفته و کارآمد اشاره خواهد شد.
کاربرپسند بودن اتوماسیون اداری و معیارهای سنجش آن
اتوماسیون اداری را زمانی کاربرپسند خطاب می‌کنند که در عین پوشش نیازهای اصلی سازمان، ظاهری ساده و قابل فهم برای تمام کاربران داشته باشد و کاربر با سهولت و با کمترین اتلاف وقت بتواند به مقصودش در نرم‌افزار برسد. این در حالی است که این سادگی نباید موجب این شود که از ایجاد و تولید امکانات و قابلیت‌های بنیادی چشم‌پوشی شود.
برخلاف اکثر نرم‌افزارهای سازمانی، اتوماسیون اداری نرم‌افزاری است که به‌صورت گسترده و در تمام لایه‌های چارت سازمانی پیاده‌سازی می‌شود و تقریباً تمام کارکنان با سطح دانش، سن و تخصص‌های متفاوت در آن نقش خواهند داشت و اهمیت موضوع کاربرپسند بودن یک نرم‌افزار را در اتوماسیون‌های اداری دوچندان خواهد کرد. در زیر به‌صورت خلاصه معیارهای کاربرپسند بودن نرم‌افزار اتوماسیون اداری مورد بررسی قرار گرفته است و می‌توان با بررسی هر یک از این سؤالات و موضوعات، آن را از دیدگاه کاربرپسند بودن ارزیابی کرد.
قابل استفاده و روان برای کل لایه‌ها و منابع انسانی سازمان
یک اتوماسیون اداری باید بتواند طیف مختلف کاربران با سطح متفاوت از دانش کامپیوتر، سنین و تخصص مختلف و جایگاه سازمانی را پوشش دهد و حتی برای کسانی که در سطح بسیار بالایی از دانش کامپیوتر نیستند یا حتی از سن زیادی در سازمان برخوردار هستند قابل استفاده و فهم باشد.
استفاده از کلمات، اصطلاحات و ادبیات روان و متناسب
نرم‌افزارها ازجمله اتوماسیون‌های اداری هرچقدر که از کلمات مأنوس و متناسب با روال گردش مکاتبات و ادبیات اداری در طراحی و تولید خود بهره برده باشند به یک اتوماسیون کاربرپسند نزدیک‌تر هستند، زیرا کاربر در حین کار با گزینه‌ها و منوها می‌تواند از نام آن‌ها به ماهیت آن گزینه پی برده و کار خود را به انجام رساند، این در حالی است که استفاده از کلمات غیرفارسی یا نامتناسب کاربر را سردرگم و نهایتاً نرم‌افزار را به سمت پیچیده شدن سوق می‌دهد.
به‌طور مثال اگر در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، جهت ذخیره‌سازی الکترونیک نامه‌ای در پوشه‌ها از دکمه‌ای با نامه آرشیو استفاده شود که ریشه‌ای فرانسوی دارد و ممکن است کاربر با کلمه و مفهوم آرشیو آشنا نباشد و درنتیجه با سردرگمی مواجه شود. در صورتی که بهینه‌تر این است که نام دکمه موردنظر، کلمه فارسی و نام‌آشنای بایگانی باشد. یا در مثال دیگر به‌جای استفاده از کلمه هامش یا پی‌نوشت از کلمه پاراف که باز هم ریشه در زبان فرانسه دارد، استفاده شود.
استفاده از رنگ‌ها، فونت‌های مناسب جذاب و خوانا
بحث استفاده از رنگ و فونت‌های مناسب در طراحی نرم‌افزار یک بحث بسیار گسترده، تخصصی و البته جذاب می‌باشد که شاید بتوان ساعت‌ها در خصوص آن صحبت کرد، ولی به‌صورت خلاصه در باب کاربرپسند بودن یک سامانه، رنگ و فونت مناسب و خوانا بسیار پراهمیت است، از اثر روانشناسی رنگ‌ها بر انسان گرفته که خود موجب لذت یا تنفر در کار با یک نرم‌افزار شود تا آسیب‌های چشم که با انتخاب رنگ و فونت مناسب در اثر خیره شدن به صفحه نمایشگر به حداقل خواهد رسید. در کنار اثرات پنهان رنگ‌ها و فونت‌ها، نرم‌افزار باید به‌گونه‌ای طراحی‌شده باشد که با حفظ یک استاندارد بتواند در همه سیستم‌ها و ایستگاه‌های کاری ظاهر شکیل و زیبای خود را حفظ کند. به طور مثال از فونتی استفاده شود که به‌صورت مشترک و پیش‌فرض بر روی همه ایستگاه‌های کاری نصب‌شده باشد.
در کنار موارد فوق برای انسان‌ها در هر فرهنگ، رنگ‌ها مفاهیم خاص خود را داشته و طراح نرم‌افزار می‌بایستی این را در نظر داشته باشد. به‌طور مثال دکمه خروج را در اتوماسیون اداری تصور کنید که با رنگ سبز طراحی‌شده باشد، بدیعی است که رنگ سبز در فرهنگ جاری ما به مفهوم عبور، تأیید، یا عملیات بدون حساسیت است و این طراحی اشتباه می‌تواند کاربر را با خطای سهوی مواجه کند. رعایت استانداردها و اصول روانشناسی رنگ‌ها، خوانا و زیبا بودن فونت‌ها همه و همه به کاربرپسند بودن یک اتوماسیون اداری کمک شایانی خواهد کرد.
چیدمان دکمه‌ها و سرفصل‌ها
در کنار رنگ‌ها و فونت‌ها، چیدمان و جایگاه هر منو، دکمه و سرفصل نیز از اهمیت بسیار بالایی در اتوماسیون اداری برخوردار است. پرواضح است که دکمه و عملیات پراستفاده توسط کاربر می‌بایست در بهترین و در دسترس ترین قسمت برنامه قرار گیرد.
استفاده از آیکون در طراحی به‌جای استفاده از لینک و فوت
شاید در ورژن های جدید سیستم‌عامل‌ها دیده باشید که طراحی متفاوتی شکل گرفته و منوها و قسمت‌های اصلی به جایی اینکه با نوشته و لینک مشخص شوند با آیکون و تصاویر طراحی شده‌اند (شبیه شیوه‌ی مترواستایل در طراحی ویندوز 10) این نوع طراحی در رابط کاربری علاوه بر ایجاد جذابیت، باعث می‌شود کاربران به جای اینکه مجبور باشند با حرکت موس و حرکت‌های ظریف مچ بر روی لینک کلیک کنند و مشمول آسیب‌های فیزیکی شوند، به روی آیکونی که به‌مراتب سریع‌تر و بزرگ‌تر در دسترس است کلیک کنند. طراحی نوین بر مبنای آیکون خود به تنهایی تحولی در جهت ایجاد نرم‌افزارهای کاربرپسند ایجاد کرده است.
طراحی به صورت واکنش گرا (Responsive)
در تعریف خیلی ساده، واکنش گرا بودن در برنامه‌های تحت وب به این مفهوم است که برنامه موردنظر بر روی هر سایز از صفحه‌نمایش و در نتیجه، موبایل، تبلت، لپ تاب و حتی صفحه‌نمایش‌های بزرگ‌تر به‌آسانی قابل‌استفاده باشد و خود را به شکل و طرح آن صفحه‌ی نمایشگر دربیاورد. این امر باعث سهولت دسترسی کاربران به سامانه شده و رضایت بیشتری را از آن‌ها جلب خواهد کرد.
تعداد کلیک
از دیگر شاخصه‌های اصلی کاربرپسند بودن یک سامانه می‌توان به بهینه و کم بودن تعداد کلیک‌های کاربران اشاره کرد، هر چه طراحی سامانه به‌گونه‌ای باشد که تعداد کلیک کردن کاربر را کاهش دهد به یک اتوماسیون اداری کاربرپسند نزدیک‌تر خواهد شد و اثرات بسیار مثبت را بر روی عملکرد کاربر و سامانه خواهد گذاشت. مواردی چون ارگونومی و سلامت کاربر، سرعت و راندمان سیستم و غیره.
کارشناس دبیرخانه‌ای را تصور کنید که قرار است سال‌ها به‌صورت روزانه ده ها نامه را در اتوماسیون اداری ثبت کند. با یک حساب سرانگشتی خواهیم دید که تعداد کلیک‌های فرد به صدها هزار کلیک در سال خواهد رسید، این در حالی است که اگر نرم‌افزار کاربرپسند تنها 20 درصد از کلیک‌ها را در ثبت نامه بهینه کرده باشد مساوی است با 20 درصد کاهش احتمال آسیب‌های فیزیکی در کارشناس دبیرخانه و 20 درصد افزایش سرعت در ثبت نامه. کافی است این آمار را به سازمانی با 1000 کاربر بسط دهید تا بیشتر به اهمیت تعداد کلیک در یک اتوماسیون اداری پی ببرید.
استفاده از تصاویر و آیکون‌های باکیفیت
با توجه به پیشرفت در طراحی نرم‌افزارها به‌خصوص نرم‌افزارهای تحت وب، استفاده از آیکون‌ها و تصاویر بسیار شایع شده است، ازاین‌رو استفاده از تصاویر و آیکون‌های باکیفیت به ترغیب کاربران به استفاده و بالعکس آن موجب عدم رضایت کاربران از اتوماسیون اداری خواهد شد.
قابل یادگیری و به یادسپاری
یک اتوماسیون کاربرپسند می‌بایست به‌گونه‌ای طراحی و تولیدشده باشد که بعد از دوران آموزش و استقرار سامانه، کاربر بتوان مسیر انجام کار در به خاطر بسپارد، ساده و کوتاه بودن فرایند و اقدامات اصلی در یک اتوماسیون موجب خواهد شد که شاخص به یادسپاری در کاربران به سطح خوبی برسد.
دارای راهنما و محتوای آموزشی باشد
اینکه کاربران بتوانند با اندکی گردش در محیط نرم‌افزار و مطالعه راهنما، بخش اصلی نحوه‌ی کار با آن را متوجه شوند یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های کاربرپسند بودن اتوماسیون اداری می‌باشد، درواقع وجود راهنماهای جامع در قالب فایل‌های متنی، تصویری، صوتی و البته وجود راهنماهای کوتاه در کنار دکمه‌ها و در حین انجام کار می‌تواند سطح رضایت بسیاری را در کاربران ایجاد کرده و نهایتاً آن محصول نرم‌افزاری را کاربرپسند تر کند.
راهنمای به‌روز و ساده، در دسترس، جذاب، مرحله‌ای و استفاده از جلوه‌های بصری، همه و همه از پارامترهای یک راهنما خوب برای سامانه‌های اتوماسیون اداری هستند.
استفاده از کلیدهای میانبر
شاید در حین کار با نرم‌افزارهای مختلف با این مورد برخورد کرده باشید که هرروز و هر بار یک عملیات تکراری را در محیط آن نرم‌افزار انجام می‌دهید، عملیات‌هایی که نیاز به تعدادی کلیک و انتخاب گزینه‌های مختلف داشته و زمان و انرژی را از شما می‌گیرد، درصورتی‌که اگر در نرم‌افزار کلیدهای میانبر تعریف شده باشد، می‌توان تمام آن عملیات را با استفاده از کلید و در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام داد. اتوماسیون‌های اداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند و کاربران آن‌ها با اتفاقات و عملیات‌های تکراری در روز مواجه هستند که وجود کلیدهای میانبر می‌تواند آن‌ها را در مراحل کار یاری نموده و در اصطلاح کاربرپسند تر باشد.
در اتوماسیون‌های اداری کلیدهای میانبر به دو صورت عمومی و خصوصی طراحی و تولید می‌شود، عمومی به میانبرهای گفته می‌شود که در کل سیستم و برای تمام کاربران جاری و قابل‌استفاده می‌باشد و میانبر خصوصی امکانی است که هر کاربر اختصاصاً آن کلید را با توجه به اقدامات و سلیقه خود ایجاد و استفاده می‌نماید.
قابلیت تعریف عملیات خودکار
در کنار قابلیت کلیدهای میانبر، در اتوماسیون‌های اداری پیشرفته برای آسان‌سازی و سهولت کار کاربر امکاناتی وجود دارد که کاربران بتوانند عملیات تکراری که نیاز به بررسی هر باره ندارد را به صورت خودکار در آورد. با یک مثال ساده این شاخص را می‌توان بهتر توضیح داد. مدیر اداری یک سازمان را در نظر بگیرید که تعداد زیادی از فرم‌های مرخصی الکترونیک به کارتابلش ارجاع شده و نیاز است که بعد از تأیید و کنترل شرایط آن فرم‌ها را برای کارشناس زیرمجموعه خود ارسال کند تا عملیات اصلی فرم‌ها انجام شود. درواقع روزانه زمان ارزشمند یک مدیر ارشد سازمانی برای ارجاع فرم‌ها تلف خواهد شد. این در حالی است که اگر اتوماسیون اداری مورداستفاده امکان خودکار سازی ارجاع را داشته باشد، مدیر سازمانی می‌تواند با تعیین کردن شروط خاصی این عملیات را بدون بررسی و کنترل مورد به مورد به‌صورت خودکار انجام داده، کار با اتوماسیون را برای خود آسان‌سازی کند و نهایتاً اتوماسیون اداری جاری را یک اتوماسیون کاربرپسند بشناسد.
قابلیت ایجاد پیش‌فرض‌ها
امکان ایجاد پیش‌فرض در طی مراحل کار با اتوماسیون اداری امکان بسیار خوبی برای کاربران به حساب می‌آیند تا بتوانند از انجام مراحل تکراری و متداول در نرم‌افزار اجتناب کنند. پیش‌فرض‌هایی چون وجود قالب‌های معمول نامه، وجود دستورات و هامش های پراستفاده، وجود گزینه‌های جستجو به‌صورت پیش‌فرض و غیره می‌تواند کاربران را هر چه سریع‌تر به هدفشان برساند و زمان تایپ و انتخاب گزینه‌ها را به حداقل زمان ممکن برساند. وجود پیش‌فرض‌های کارآمد در سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند سطح کاربرپسند بودن آن را به میزان قابل‌توجهی ارتقاء دهد.
هر 13 مورد فوق به انضمام موارد تخصصی دیگر در علم برنامه‌نویسی می‌تواند به‌عنوان معیارهای سنجش یک سامانه و نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند مبنا قرار گیرد، در ادامه به دیگر شاخصه‌های یک اتوماسیون اداری کارآمد آشنا خواهیم شد.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون سپنتا
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری
اتوماسیون اداری فرزین – آی کن