معایب مکاتبات اداری الکترونیکی
آیا مبلغ خرید و راه‌اندازی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به‌عنوان یک هزینه‌ی غیر ضروری شناخته می شوند؟
شاید در ابتدای راه مهاجرت از روش مکاتبات کاغذی به الکترونیک، با این سوال بزرگ مواجه شویم که آیا هزینه‌های اولیه شامل خرید، آموزش و استقرار نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به‌عنوان یک اشکال شناخته می‌شود و آیا این هزینه با شاخصه صرفه‌جویی اقتصادی که بخش فواید اتوماسیون‌های اداری به آن پرداختیم در تناقض است یا نه؟ عموما در نگاه مدیران سنتی مبالغ خرید نرم‌افزارهای اداری به‌عنوان یک هزینه غیر ضروری شناخته شود ولی در بین مدیران با دانش و نو اندیش، خرید و راه‌اندازی نرم‌افزارهای سازمانی به خصوص اتوماسیون‌های اداری به‌عنوان یک سرمایه گذاری شناخته شده و می‌تواند در میان مدت و حتی کوتاه مدت بازگشت سرمایه قابل‌ملاحظه‌ای را برای سازمانشان به ارمغان بیاورد. البته نحوه و مهارت خرید و پیاده‌سازی اتوماسیون‌های اداری خود نیز می‌تواند به مدیریت سرمایه و منابع مالی کمک کرده و حتی هزینه ابتدایی را نیز به شکل چشمگیری کاهش دهد. در همین کتاب و در فصل ششم و هفتم مفصلا به نحوه انتخاب و چگونگی عقد قرارداد در این حوزه صحبت به میان آمده است.
شاید در بدو راه‌اندازی سامانه مکاتبات الکترونیک هزینه‌های متعددی همچون خرید نرم افزار، تجهیزات، سرور ها، سخت افزار ها و هزنیه خدمات آموزش و راه‌اندازی به سازمان‌ها تحمیل شود، ولی با در نظر گرفتن مواردی چون صرفه‌جویی در مصرف کاغذ، کاهش چاپ و هزینه تعمیر و نگهداری، کاهش هزینه وقت عملیاتی منابع انسانی، کاهش هزینه پیک و پست، حذف سخت افزار ها چاپگر ها و موارد دیگر، راه‌اندازی اتوماسیون اداری به‌عنوان یک سرمایه گذاری زود بازده به حساب می آید. درواقع خیلی سریع و در صورت راه‌اندازی موفق و با کیفیت آن، در عرض چندین ماه تمام هزینه‌های اولیه بازگشت سرمایه خواهد داشت و حتی بعد از رسیدن به نقطه سر به سر سازمان با کاهش هزینه‌های چشم گیر و درنتیجه سود قابل‌ملاحظه‌ای مواجه خواهد شد.
در مثال زیر و در جهت شفاف‌سازی موضوع، داده‌های بانک اطلاعاتی، از دل یک پروژه واقعی اتوماسیون اداری در یک سازمان، استخراج شده و اعداد و آمارهای مربوط به آن در فرمول ها و ارقام به‌روز کشور گذاشته شده است تا بدین وسیله مبلغ بازگشت سرمایه یک سازمان پس از راه‌اندازی اتوماسیون برآورد شود. وجود آمارهای واقعی استخراج یافته، خود بزرگ‌ترین گواه این مطلب است که هزینه‌ی راه‌اندازی سامانه ی مکاتبات الکترونیک می بایست به‌عنوان یک سرمایه گذاری با بازگشت سرمایه کوتاه مدت در بین مدیران در نظر گرفته شود.
در مثال آورده شده، سامانه اتوماسیون اداری از سال 1393 لغایت 1399 به مدت 59 ماه و با تعریف حدود 700 کاربر، در شرکت مذکور در حال بهره برداری بوده است و در این مدت توانسته 514998 فرم و نامه، 451050 فرآیند سازمانی، 16486 گزارش سازمانی را به‌صورت الکترونیک تولید و اجرا کند که حداقل ارزش تولیدشده برابر با 85,151,000,000 ریال (ماهیانه1,244,000,000 ریال) بوده است. طی این مدت، حداقل 7,676,000 دقیقه ی عملیاتی (113,000 دقیقه ی عملیاتی معادل حداقل 6 / 16 نفر تمام وقت در ماه) صرفه‌جویی شده که بخش قابل توجهی از ارزش تولیدشده را به خود اختصاص داده است. همچنین در طول مدت بهره برداری، حدود 110 درخت سبز 15 تا 20 ساله نیز نجات یافته است. در ادامه به‌صورت اجمالی به هزینه‌های معمول و حداقلی برای خرید کاغذ، وقت عملیاتی منابع انسانی، هزینه تعمیر و نگهداری، خرید تجهیزات و غیره اشاره‌شده است.
آیا می دانستید در سال 1399، بهای تمام شده ی یک برگ کاغذ چاپ‌شده برای سازمان‌ها حداقل 3000 ریال و بهای تمام شده ی یک دقیقه وقت عملیاتی کارکنان برای سازمان‌ها حداقل 9300 ریال است.
آیا می دانستید در سال 1399، میانگین قیمت خرید یک دستگاه چاپگر معادل با 50،000،000 ریال و میانگین هزینه تعمیر، نگهداری و شارژ آن به‌صورت ماهیانه معادل با 600،000 ریال بوده و در سازمان‌های متوسط و بزرگ ده ها دستگاه چاپگر موجود و فعال هست. در صورت اصرار به انجام مکاتبات و فرآیندهای سازمانی به روش کاغذی، اکثر هزینه‌های فوق الذکر، هزینه‌های تکرارشونده بوده که به‌صورت ماهیانه و سالیانه به سازمان‌ها و شرکت‌ها تحمیل خواهد شد.
این در حالی است که شرکت مذکور در سال 1393 معادل با مبلغ 850،000،000 ریال بابت هزینه‌های خرید نرم افزار، خدمات آموزش و راه‌اندازی، خرید سرور و تجهیزات پرداخت کرده است. به سادگی و با مقایسه هزینه‌های راه‌اندازی اولیه و هزینه صرفه‌جویی شده در بازه زمانی 59 ماهه، می‌توان به این نتیجه رسید که هزینه انجام‌شده تنها در چند ماه ابتدایی راه‌اندازی نرم افزار بازگشت سرمایه داشته و به نقطه سر به سر رسیده و به انضمام صرفه‌جویی های انجام‌شده در سال های بعدی از پرداخت هزینه‌های تکرارشونده نیز جلوگیری کرده است.
جمع بندی
در این فصل در کنار شناخت نقش مکاتبات اداری الکترونیک، محاسن، معیاب و چالش های پیاده‌سازی آن در سازمان‌ها نیز مورد بررسی قرار گرفت تا با مطالعه آن بتوان بدون تعصب و قضاوت به سوالات گوناگونی که در خصوص لزوم یا عدم لزوم مهاجرت از روش مکاتبات کاغذی به الکترونیک به وجود می آید، پاسخ دهیم. پرواضح است تنها با مقایسه محاسن و معایب این مهاجرت و البته وجود فناوری ها و راهکار های جدید مشکلات و معایب اشاره‌شده به کمترین حالت ممکن رسیده و در قیاس با ارزشی که ایجاد می‌کند، قابل اغماض است و صد البته مدیران تصمیم گیر و متولیان می‌توانند با بررسی، تحلیل، زمان‌بندی و مدیریت صحیح، سازمان خود را به سمت سوی یک سازمان بدون کاغذ و محاسن ایجاد شده ی ناشی از آن سوق دهند.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری